Introduction à la fonction achat
Dans toute entreprise, qu'elle soit industrielle, commerciale ou de services, la fonction achat occupe une place stratégique. Elle constitue le premier maillon de la chaîne de valeur et conditionne directement la qualité des produits fabriqués, la compétitivité des prix pratiqués et la satisfaction finale du client. Comprendre la fonction achat, ses objectifs et ses mécanismes est donc indispensable pour tout futur gestionnaire.
I. Définition de la fonction achat
La fonction achat désigne l'ensemble des activités qui permettent à l'entreprise de se procurer, auprès de fournisseurs externes, les biens et services nécessaires à son fonctionnement et à la réalisation de son activité principale. Ces biens peuvent être des matières premières, des fournitures de bureau, des équipements, des prestations intellectuelles ou des services généraux.
De manière plus précise, acheter ne se résume pas à passer une commande : c'est un processus structuré qui commence dès l'identification d'un besoin et se termine après la réception et le contrôle des livraisons. La gestion des achats repose sur une démarche rigoureuse visant à obtenir le bon produit, au bon moment, en bonne quantité, de la bonne qualité et au meilleur coût.
II. Les objectifs de la fonction achat
La fonction achat poursuit plusieurs objectifs complémentaires et interdépendants :
- Réduire les coûts d'approvisionnement : en négociant les prix, les conditions de paiement et les remises avec les fournisseurs, l'entreprise améliore sa marge bénéficiaire.
- Garantir la qualité des approvisionnements : des achats de mauvaise qualité entraînent des rebuts, des retours et une insatisfaction client, ce qui nuit à la réputation de l'entreprise.
- Assurer la continuité de l'approvisionnement : toute rupture de stock peut stopper la production ou priver les clients de produits disponibles, générant des pertes financières et commerciales.
- Gérer et diversifier les sources d'approvisionnement : s'appuyer sur un seul fournisseur expose l'entreprise à un risque de dépendance. Multiplier les fournisseurs renforce la sécurité et la flexibilité.
- Contribuer à la compétitivité globale : une politique d'achat efficace permet de proposer des produits moins chers ou de meilleure qualité, renforçant ainsi la position concurrentielle de l'entreprise sur son marché.
- Respecter les contraintes éthiques et environnementales : de plus en plus, les entreprises intègrent des critères de responsabilité sociale dans leurs choix d'achat, favorisant les fournisseurs respectueux des normes sociales et environnementales.
III. Le processus d'achat
Le processus d'achat est une suite ordonnée d'étapes qui structurent la démarche depuis la détection du besoin jusqu'à la clôture administrative de la transaction. Chaque étape joue un rôle précis et contribue à la maîtrise des risques liés à l'approvisionnement.
Étape 1 — Expression du besoin
Tout achat commence par l'identification et la formalisation d'un besoin interne. Ce besoin peut provenir du service de production (matières premières, composants), du service commercial (produits à revendre), du service administratif (fournitures, logiciels) ou de la direction générale (équipements, prestations). La demande est formulée dans un document interne appelé bon de demande d'achat ou demande d'approvisionnement. Ce document précise la nature du bien ou service requis, la quantité, la qualité souhaitée, le délai nécessaire et le service demandeur.
Étape 2 — Recherche et sélection des fournisseurs
Une fois le besoin clairement défini, le service achats consulte son panel de fournisseurs existants ou prospecte de nouveaux partenaires potentiels. Cette recherche s'effectue à travers des appels d'offres, des catalogues professionnels, des salons spécialisés ou des recommandations. Les fournisseurs identifiés sont invités à répondre à un cahier des charges précis, qui détaille les spécifications techniques, les volumes attendus, les délais de livraison et les conditions générales.
Sur la base des offres reçues, l'acheteur procède à une analyse comparative et sélectionne les fournisseurs les plus adaptés, en s'appuyant sur des critères objectifs et pondérés (voir section V).
Étape 3 — La négociation
La négociation est une phase clé du processus d'achat. Elle vise à parvenir à un accord mutuellement satisfaisant entre l'acheteur et le fournisseur sur les points essentiels du contrat : le prix, les remises éventuelles, les délais de paiement, les modalités de livraison, les garanties et les pénalités de retard. Une bonne négociation repose sur une préparation sérieuse : connaissance du marché, analyse de la concurrence entre fournisseurs, définition préalable des objectifs minimaux et maximaux de l'acheteur.
Étape 4 — La passation de la commande
À l'issue de la négociation, l'entreprise émet un bon de commande (BC), document contractuel qui formalise l'accord conclu. Ce bon de commande mentionne les références des produits commandés, les quantités, les prix unitaires, les conditions de livraison et les conditions de règlement. Il engage juridiquement les deux parties. Le fournisseur accuse réception de la commande par un accusé de réception ou une confirmation de commande.
Étape 5 — La réception des marchandises
Lors de la livraison, le magasinier ou le responsable logistique réceptionne physiquement les marchandises. Il vérifie la conformité de la livraison par rapport au bon de commande : nature des articles, quantités, état apparent des colis. Cette vérification est consignée dans un bon de réception (BR), aussi appelé bon d'entrée en stock. En cas d'anomalie apparente (colis endommagé, quantité insuffisante), des réserves sont émises sur le bon de livraison du transporteur.
Étape 6 — Le contrôle qualitatif et le rapprochement documentaire
Après la réception physique, un contrôle qualitatif approfondi est effectué : conformité aux spécifications techniques, tests fonctionnels si nécessaire, vérification des dates de péremption pour les produits concernés. Parallèlement, le service comptable procède au rapprochement des trois documents clés : le bon de commande, le bon de réception et la facture fournisseur. Ce rapprochement permet de s'assurer que la facture correspond bien à ce qui a été commandé et réellement livré, avant d'autoriser le paiement.
IV. Les documents de la fonction achat
La gestion des achats génère une série de documents dont la maîtrise est indispensable :
- Demande d'achat (DA) / Bon de demande : document interne qui déclenche le processus d'achat.
- Appel d'offres (AO) : invitation officielle faite à plusieurs fournisseurs de soumettre leurs propositions selon un cahier des charges.
- Bon de commande (BC) : document contractuel adressé au fournisseur retenu, matérialisant l'engagement d'achat.
- Bon de livraison (BL) : document émis par le fournisseur et accompagnant la marchandise lors de la livraison.
- Bon de réception (BR) : document interne attestant la réception physique et la vérification des marchandises.
- Facture fournisseur : document comptable émis par le fournisseur réclamant le paiement des biens ou services livrés.
V. Les critères de choix des fournisseurs
Le choix d'un fournisseur est une décision stratégique qui ne doit pas reposer uniquement sur le prix. Les acheteurs professionnels utilisent une grille multicritères, souvent pondérée selon les priorités de l'entreprise. Les principaux critères retenus sont les suivants :
A. Critères économiques
- Le prix unitaire : il doit être compétitif par rapport au marché, tout en restant cohérent avec le niveau de qualité attendu.
- Les conditions de paiement : un délai de paiement long est favorable à la trésorerie de l'acheteur. Les remises sur quantité (rabais) et les ristournes de fin d'année améliorent également le coût d'achat réel.
- Le coût total d'acquisition (CTA) : au-delà du prix d'achat, l'acheteur doit intégrer les coûts de transport, d'assurance, de stockage et de contrôle qualité. La formule générale est : Coût total d'acquisition égale prix d'achat plus frais de transport plus frais d'assurance plus coûts de contrôle et de stockage.
B. Critères qualitatifs
- La qualité des produits : conformité aux normes techniques, régularité de la qualité d'une livraison à l'autre, taux de défauts constaté.
- Les certifications et normes : un fournisseur certifié selon des normes reconnues offre une garantie de sérieux dans ses processus de fabrication et de contrôle.
C. Critères logistiques
- Le délai de livraison : le respect des délais convenus est essentiel pour éviter les ruptures de stock et maintenir la continuité de la production.
- La régularité et la fiabilité : un fournisseur fiable livre toujours dans les délais annoncés et dans les quantités convenues, sans incidents répétés.
- La capacité de production et la flexibilité : le fournisseur doit être capable d'absorber une hausse imprévue des commandes sans dégrader la qualité ni les délais.
D. Critères relationnels et stratégiques
- La solidité financière du fournisseur : un fournisseur en difficulté financière risque de cesser son activité, mettant en péril l'approvisionnement de l'entreprise cliente.
- La proximité géographique : un fournisseur local réduit les délais de transport, les coûts logistiques et les risques liés aux perturbations de la chaîne mondiale.
- Le service après-vente et l'assistance technique : la disponibilité du fournisseur pour résoudre les problèmes techniques ou les litiges est un facteur de fidélisation et de réduction des coûts cachés.
VI. La méthode de notation pondérée pour le choix du fournisseur
Pour objectiver le choix du fournisseur, les acheteurs utilisent souvent une grille de notation pondérée. La méthode consiste à :
- Identifier les critères de sélection pertinents pour l'achat considéré.
- Affecter à chaque critère un coefficient de pondération reflétant son importance relative (la somme des coefficients est égale à 1 ou à 100 %).
- Attribuer à chaque fournisseur une note sur chaque critère (généralement de 0 à 10 ou de 0 à 5).
- Calculer la note pondérée par critère : Note pondérée d'un critère égale note obtenue multiplié par le coefficient de pondération de ce critère.
- Calculer la note globale du fournisseur : Note globale égale somme de toutes les notes pondérées obtenues sur l'ensemble des critères.
- Classer les fournisseurs par ordre décroissant de leur note globale et retenir celui ayant obtenu le score le plus élevé, sous réserve que ses conditions contractuelles soient acceptables.
VII. Exemple illustratif
Une entreprise de fabrication de meubles doit s'approvisionner en panneaux de bois. Elle identifie trois fournisseurs potentiels (F1, F2 et F3) et retient quatre critères de sélection : le prix (pondération 40 %), la qualité (pondération 30 %), le délai de livraison (pondération 20 %) et le service après-vente (pondération 10 %).
Supposons que les notes attribuées (sur 10) soient les suivantes, à titre purement hypothétique et illustratif :
- F1 : Prix : 8, Qualité : 6, Délai : 7, SAV : 5 → Note globale = (8 × 0,40) + (6 × 0,30) + (7 × 0,20) + (5 × 0,10) = 3,20 + 1,80 + 1,40 + 0,50 = 6,90.
- F2 : Prix : 6, Qualité : 9, Délai : 8, SAV : 7 → Note globale = (6 × 0,40) + (9 × 0,30) + (8 × 0,20) + (7 × 0,10) = 2,40 + 2,70 + 1,60 + 0,70 = 7,40.
- F3 : Prix : 7, Qualité : 7, Délai : 6, SAV : 9 → Note globale = (7 × 0,40) + (7 × 0,30) + (6 × 0,20) + (9 × 0,10) = 2,80 + 2,10 + 1,20 + 0,90 = 7,00.
Dans cet exemple, le fournisseur F2 obtient la meilleure note globale (7,40) et serait retenu. On remarque que malgré un prix moins compétitif que F1, ses performances en qualité, en délai et en service compensent largement cet écart grâce à la pondération choisie.
VIII. La fonction achat et la compétitivité de l'entreprise
La fonction achat contribue directement à la compétitivité de l'entreprise selon deux dimensions fondamentales :
A. La compétitivité-prix
En réduisant les coûts d'achat grâce à une négociation efficace et à une mise en concurrence rigoureuse des fournisseurs, l'entreprise peut abaisser ses coûts de production et, par conséquent, proposer des prix de vente plus attractifs. La relation entre coût d'achat et compétitivité est directe : une réduction du coût des matières premières améliore mécaniquement la marge brute ou permet de baisser les prix sans sacrifier la rentabilité.
B. La compétitivité hors-prix
La qualité des approvisionnements influence directement la qualité du produit fini. En sélectionnant des fournisseurs rigoureux, l'entreprise améliore la fiabilité de ses produits, réduit les retours clients et renforce son image de marque. Par ailleurs, des approvisionnements réguliers et ponctuels garantissent la disponibilité des produits et le respect des délais de livraison aux clients, ce qui constitue un avantage concurrentiel décisif dans de nombreux secteurs.
La fonction achat s'inscrit ainsi dans une logique de chaîne de valeur : chaque maillon amont bien géré renforce la performance des maillons aval. C'est pourquoi les entreprises performantes élèvent la fonction achat au rang de fonction stratégique, pilotée par des professionnels qualifiés et dotée d'outils d'analyse et de suivi appropriés.
IX. Les relations avec les fournisseurs : entre transaction et partenariat
La relation entre une entreprise et ses fournisseurs peut prendre deux formes opposées, entre lesquelles il convient de trouver le juste équilibre :
- La relation transactionnelle : l'entreprise met systématiquement les fournisseurs en concurrence pour chaque achat, dans le seul but d'obtenir le prix le plus bas. Cette approche maximise les économies à court terme mais peut nuire à la qualité et à la continuité des approvisionnements.
- La relation partenariale : l'entreprise développe des relations de confiance durables avec un nombre restreint de fournisseurs privilégiés. Ces derniers bénéficient d'une visibilité sur les commandes futures et investissent dans l'amélioration de leurs produits et processus. En contrepartie, l'acheteur bénéficie de meilleures conditions, d'une réactivité accrue et d'une innovation partagée.
Dans la pratique, la plupart des entreprises adoptent une approche mixte : elles maintiennent une concurrence entre fournisseurs pour les achats de faible valeur stratégique, tout en cultivant des partenariats solides avec les fournisseurs de composants ou de services critiques.
X. Les enjeux actuels de la fonction achat
La fonction achat fait face à des défis croissants qui transforment son exercice :
- La mondialisation des marchés : l'ouverture des échanges internationaux multiplie les fournisseurs potentiels à l'échelle mondiale, offrant de nouvelles opportunités de prix, mais exposant aussi l'entreprise à des risques de change, de transport et de qualité.
- La digitalisation des achats : les outils numériques (plateformes d'e-sourcing, systèmes de gestion intégrés) permettent d'automatiser les appels d'offres, de comparer instantanément les offres et de tracer l'ensemble des opérations d'achat.
- Les achats responsables : les entreprises sont de plus en plus amenées à intégrer des critères sociaux (conditions de travail chez les fournisseurs) et environnementaux (empreinte carbone, recyclabilité des matériaux) dans leurs décisions d'achat.
- La gestion des risques fournisseurs : les crises sanitaires, climatiques ou géopolitiques ont mis en évidence la vulnérabilité des chaînes d'approvisionnement mondiales. Les entreprises cherchent désormais à diversifier leurs sources et à constituer des stocks stratégiques pour se prémunir contre les ruptures.
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À retenir : La fonction achat est bien plus qu'une simple opération de commande : c'est un processus stratégique en six étapes (expression du besoin → recherche des fournisseurs → négociation → commande → réception → contrôle) qui conditionne la compétitivité de l'entreprise tant sur les prix que sur la qualité. Le choix du fournisseur repose sur une grille multicritères pondérée intégrant le prix, la qualité, les délais, la fiabilité et la relation de service. La note globale d'un fournisseur est égale à la somme des produits de chaque note par son coefficient de pondération. Une fonction achat bien gérée permet de réduire les coûts, de garantir la continuité de la production, d'améliorer la qualité des produits finis et de renforcer durablement la position concurrentielle de l'entreprise sur son marché.